Web 2.0: 30 FORMAS EN QUE GOOGLE DOCS PUEDE AYUDAR EN LAS ESCUELAS

Google Docs es una de las aplicaciones de Google Apps Education Edition (Edición de educación) gratuita que permite la comunicación y colaboración entre toda la comunidad académica. En específico, con Google Docs los alumnos y profesores pueden crear documentos, hojas de cálculo, presentaciones y luego colaborar entre ellos en tiempo real dentro de una ventana del navegador.

Google Docs es una herramienta increíble, ofrece la opción de colaboración, portabilidad, facilidad de uso y además tiene una aceptación generalizada. Tiene tantas opciones que es probable que, aunque la conozcan y ya la usen, no lo estén haciendo a su máxima capacidad.

A continuación damos 30 consejos para sacarle el mejor provecho a Google Docs con ideas y trucos para colaborar, compartir y mantenerse productivos:

• Vea sus documentos desde cualquier lugar, desde cualquier computadora conectada a Internet.
• Use las herramientas de referencia: diccionario, tesauros y enciclopedia que están en su documento.
• Úselo en su celular, está disponible para la mayoría de teléfonos inteligentes.
• Guarde en diferentes tipos de archivos, puede guardar sus documentos y hojas de cálculo en archivos usados comúnmente como DOC, XLS, CSV y HTML.
• Utilice plantillas, ¡Google Docs tiene una galería de plantillas casi para todo!
• Convierta PDFs a imágenes y texto. Google Docs facilita la edición de PDFs.
• Cree formularios para recopilar información, pedir opiniones, etc.
• Puede buscar en todo lo que tiene, realizando una búsqueda de Docs y Gmail juntos (con Gmail lab settings).
• Agregue video a sus documentos y presentaciones.
• Inserte fotos simplemente jalándolas y soltándolas en el documento y luego envuelva el texto alrededor de la foto.
• Cree gráficas, solo necesita usar charts en las hojas de cálculo de Google.
• Busque datos financieros del momento. En las hojas de cálculo de Google puede usar fórmulas especiales para sacar información en vivo del servicio financiero de Google.
• Actualice automáticamente sus hojas de cálculo. Además de insertar datos financieros del momento, puede crear una liga viva a los datos de un documento que se esté actualizando constantemente.
• Agregue ecuaciones a sus documentos con el editor de ecuaciones.
• Inicie la colaboración a través de Google Docs, compartiendo el enlace a su documento por correo electrónico.
• Si tiene varios documentos en los que debe de trabajar con otros, simplemente abra una carpeta compartida a la que todos tengan acceso.
• Chatee con sus colaboradores ya que dentro de Google Docs se puede ver quien está editando el documento en ese momento. Envíele un mensaje para chatear con ellos.
• Publique sus documentos en cualquier lugar, obtenga una liga a su documento u hoja de cálculo, la cual podrá publicar en cualquier lugar incluyendo Facebook o un blog.
• Trabajen todos en el mismo documento a la vez.
• Se puede contabilizar el número de visitas que ha recibido un documento usando Google Analytics.
• Congele, para evitar más cambios, cualquier sección del documento que ya esté lista.
• Regrese a una versión anterior si no les gusta los cambios realizados, solo necesita revertir a una versión anterior (mismas que se guardan automáticamente).
• Utilice codificación de colores en el texto de manera que se vea quien realiza algo, por ejemplo azul para un colaborador, verde para otro.
• Elimine a las personas que no trabajan o que hacen más daño que utilidad al proyecto. Simplemente haga clic en None (Ninguno) al lado de su nombre.
• Corrija sus errores automáticamente, sólo tiene que seleccionar, en preferencias, que automáticamente encuentre y remplace los errores con palabras que estén bien escritas.
• Valide los datos en su documento, utilizando esta función en los documentos compartidos para evitar que algún colaborador agregue algo que no esté bien.
• Guarde los resultados de una lluvia de ideas para proyectos grupales, utilice Google Docs y tendrá todas las ideas en un solo lugar.
• Inserte marcadores que faciliten el acceso a otras partes de un documento como, por ejemplo, el índice.
• Configure reglas de notificación con lo cual podrá saber qué cambios han realizado sus colaboradores en el documento.
• Si necesita imprimir varios documentos a la vez, sólo tiene que descargarlos como archivos zip y abrirlos.